We hebben er allemaal wel eens last van. Je hebt het gevoel dat je de hele dag druk bezig bent, maar aan het einde van de dag blijkt er niet veel uit je vingers te zijn gekomen. Oftewel, druk, maar niet productief. Het is iets waar ik in het verleden veelvuldig last van had. Vaak probeert men dit op te lossen  door meer en harder te werken en wordt er een poging gedaan om efficiënter te werken. Maar in hoeverre is dit effectief? Hoe creëer je een optimale balans tussen focus en ont-focussen?

Het zit in onze werkcultuur ingebakken om te denken dat tijd en productiviteit lineair verbonden zijn; hoe meer uren, hoe meer we gedaan krijgen. Dat kan bij fysieke arbeid ook daadwerkelijk het geval zijn maar zodra het werk door onze hersenen verricht dient te worden, gaat dit niet op. Wanneer je drie uur aan een artikel schrijft ben je niet per se twee keer zo productief dan wanneer je daar anderhalf uur aan werkt. In de advocatuur zijn langere werkdagen eerder de regel dan de uitzondering en uit wetenschappelijke studies blijkt dan ook dat advocaten een hoger risico lopen op psychische aandoeningen en burn-outs. Zelf merk ik dat lange werkdagen aan het begin van de week voor minder focus zorgen aan het einde van de week. Dit maakte mij nieuwsgierig. Wat is nou de beste balans om zo productief mogelijk te zijn? Hoeveel uur ben je bijvoorbeeld in staat te focussen per week? Vanaf welk moment wordt je alleen nog maar on-productiever? Veel van de antwoorden vond ik in het boek Focus aan/uit van neuropsycholoog en breinexpert Mark Tigchelaar. 

Dat onze productiviteit niet rechtlijnig verbonden is met het aantal uren dat we aan een taak besteden stond centraal in een onderzoek van Stanford University. Twee groepen kregen dezelfde takenlijst, waarvoor de eerste groep 40 uur kreeg en de tweede groep 60 uur. Wat blijkt, de eerste dag is groep 2 productiever omdat ze langer doorwerken. Echter, de tweede dag werd de mentale vermoeidheid bij deze groep groter en de productiviteit lager. Resultaat: de groep die zestig uur werkte is aan het einde van de week 30% minder productief. Met minder werken kreeg groep 1 dus meer gedaan! 

Om dit te verklaren dienen we de neurowetenschappen in te duiken. Om gefocust te kunnen werken heeft ons brein de neurotransmitters noradrenaline en acetylcholine nodig. Dit kan als de brandstof worden gezien voor onze focus. Noradrenaline zorgt ervoor dat we onze aandacht kunnen richten op hetgeen waar we mee bezig zijn en acetylcholine is behulpzaam door afleidende prikkels te blokkeren. Deze stofjes raken echter op een gegeven moment op waardoor onze focus als sneeuw voor de zon verdwijnt. Er is een omslagpunt vanaf wanneer het meer kost om door te werken dan dat het zal opleveren. Je betaalt ofwel het volgende concentratieblok de prijs, ofwel de dag erna. Het opraken van de twee stofjes is de belangrijkste reden waarom we mentaal uitgeput raken en er diepe dalen in onze productiviteit ontstaan. Het is vergelijkbaar met de werking van een XTC-pil; op het moment dat de pil werkt leen je de geluksstofjes van de dagen erna.

Hoe veel uur denk jij je per week te kunnen focussen? Dit blijkt slechts zo’n zes (!!) uur te zijn. De rest van de tijd zijn we er niet helemaal bij met onze aandacht. Ondanks dat je de neiging kan hebben om je focusmomenten zoveel mogelijk te willen verlengen, blijkt dat het inplannen van meer focusmomenten alleen maar contraproductief werkt. In de wereld van topsport is het belang van rust al langer bekend. Eén van de belangrijkste onderdelen van een topsporttrainingsschema is juist het nemen van voldoende rust en het zorgen voor genoeg ontspanning. Ben je overtraind dan kan je niet meer presteren, zeg maar de burn-out van de sporters. Wat voor sporters geldt, is ook op het gebied van werk waar: je kan geen topprestaties leveren zonder dat daar voldoende rust tegenover staat. Het belang hiervan wordt pakkend geïllustreerd door een stukje uit de 7 habits van Covey: “Stel je voor, je loopt door het bos en ziet iemand die met veel pijn en moeite heel druk aan het zagen is. Hij klaagt dat het zo zwaar gaat, waarop jij vraagt: ‘Waarom neem je geen pauze en maak je de zaag weer scherp?’ Zijn antwoord: ‘Daar heb ik helemaal geen tijd voor. Ik moet nog te veel zagen.'”

Het is dus niet mogelijk om continu gas te blijven geven zonder je brein bij te laten tanken. Hoe zorg je er nou voor dat je het belangrijkste instrument dat je hebt – ‘jezelf’ – goed onderhoud? Dat is simpel: zorg dat je regelmatig momenten hebt om op te laden. De tijd die je verliest met een korte pauze is kleiner dan het productiviteitsverlies als je doorgaat. Het hangt van de taak af hoe vaak je dient te pauzeren om zo productief mogelijk te zijn. Bij simpele bulktaken werken we het effectiefst als we iedere 25 minuten een korte pauze houden van 5 minuten. Dit staat ook wel bekend als de Pomodoro-techniek (de bedenker had een kookwekker in de vorm van een tomaat). De korte breaks ervoor dat je meer gedaan krijgt op een dag. Bij ingewikkeldere taken is de Pomodoro-techniek niet meer geschikt. Bij het complexere denkwerk gedijen we het best bij concentratieblokken van anderhalf uur, gevolgd door een kwartier pauze. Denk hierbij aan het schrijven van een verslag of het lezen van een uitgebreid rapport. 

Naast het aantal pauzes dat we nemen is het ook van belang hoe we die pauzes invullen. De podcasts en het boek van Mark Tigchelaar leerden mij over de wijze waarop het brein kan ont-focussen. Voorheen zag ik een film kijken, intensief sporten en het luisteren van een podcast ook als ontspanning voor mijn hersenen. Geregeld ben ik ter ontspanning intensief gaan hardlopen met een podcast op. Dit blijken echter pauzes te zijn die ons brein vermoeider maken. Mark Tigchelaar onderscheidt daarbij twee soorten aandacht: gerichte en open aandacht. Van gerichte aandacht is sprake als je nieuwe informatie opneemt, bijvoorbeeld door het lezen van dit artikel. Dit vergt een bepaalde mate van aandacht en heeft een limiet. Open aandacht is het tegenovergestelde; dan neem je geen nieuwe informatie op. Een pauze is pas echt een pauze voor je brein als je geen nieuwe informatie opneemt. De tweede voorwaarde? Je dient jezelf de ruimte te geven om af te dwalen. Afdwalen wordt vaak nog als iets slechts gezien terwijl het dus juist essentieel is voor meer focus. Dagdromen is dus heel gezond!

“Het grote probleem van deze tijd is niet dat we te veel stress hebben, maar dat we ons op de verkeerde manier weer opladen” – Mark Tigchelaar

Is het lezen van een boek ontspanning voor je brein? Ontspanning voor het lichaam, maar geen pauze voor het brein. 
Autorijden? Werk.
Intensief sporten? Leuk en heel gezond voor het lichaam, maar niet voor het hoofd.
Op je telefoon? Ook werk.
Netflixen op de bank? Geen pauze.

Vaak beoordelen we pauzes aan de hand van hoe we leuk we de bezigheid vinden. Ondanks dat het kijken van YouTube filmpjes in je pauze leuker is dan het analyseren van een Excel-bestand betekent dit dus nog steeds dat het om gerichte aandacht gaat. Technisch gezien is dat dus geen pauze. Toen ik mezelf ging afvragen hoeveel pauzes er dan over blijven, blijken dat er zo opvallend weinig te zijn. Wat zijn dan wel goede pauzes? Naar buiten staren is top. De beste pauze? Relaxed bewegen. Ga een rondje lopen of neem de trap. Daarnaast is slaap een belangrijke factor. Wanneer we niet goed slapen zijn we de volgende dag ook een stuk emotioneler en gevoeliger voor negatieve emoties.

Net als je lichaam na het sporten rust nodig heeft, dienen je hersenen te rusten na een inspanning. We zijn gewend om lang door te werken en onze piekmomenten af te wisselen met ‘leuke’ pauzes waarin we onze hersenen geen rust gunnen. De wetenschap laat zien dat onze productiviteit afvlakt naarmate we langer doorknallen. Je dient ervoor te zorgen dat je genoeg pauzes neemt waarin je geen nieuwe informatie opneemt en je de ruimte hebt om af te dwalen. Zo houd je de zaag scherp en krijg je structureel meer gedaan. Je weet wat je te doen staat: ontfocussen voor een optimale focus.